mekanisme rapat

MEKANISME RAPAT

 

1.        Agenda rapat harus jelas dan disosialisasikan minimal satu hari sebelumnya, kecuali agenda-agenda yang penting dan mendadak untuk segera direspon.

2.        Agar rapat berjalan efektif, maka masing-masing anggota menyiapkan usulan, ide, gagasan ataupun solusi sesuai agenda rapat yang akan dibahas dan untuk dibawa di forum.

3.        Ketidaksanggupan dalam menghadiri rapat tidak menjadi alasan untuk tidak berkonstibusi. Konstribusi bisa diberikan dengan menitipkan pada anggota yang hadir. Dan menerima segala keputusan yang telah diambil dalam rapat.

4.        Pengurus yang tidak hadir wajib menanyakan informasi mengenai rapat yang telah berlangsung, minimal mengenai :

§  Waktu dan tempat rapat selanjutnya

§  Agenda-agenda rapat yang telah dibahas

§  Agenda-agenda rapat yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya

§  Iqob apa yang harus diterima bagi yang tidak hadir

5.        Bagi yang berhalangan hadir atau akan terlambat dalam mengikuti rapat, harus memberitahukan atau meminta izin kepada pimpinan rapat dalam tempo minimal 2 jam sebelum rapat. Bila tidak maka dianggap tidak izin dan akan dikenai iqob.

6.        Setiap rapat, dilakukan pencatatan jurnal rapat dengan format:

§  Tempat, hari dan tanggal

§  Presensi

§  Jam dan durasi waktu pembahasan

§  Agenda

§  Pembahasan agenda

§  Kesimpulan

§  Tempat, jadwal, dan agenda rapat selanjutnya

7.        Rapat harus memiliki output/hasil yang jelas

§  Konseptual, dan atau

§  Operasional (untuk hasil berupa kesepakatan operasional, PJ-nya harus jelas)

8.        Alur rapat

§  Pembukaan

o    Prolog (minimal basmalah/shalawat)

o    Tilawah

o    Tausyiah/Kultum

§  Pembahasan

o  Penentuan agenda rapat (rencana agenda-usulan agenda-fiksasi agenda)

o  Skala Prioritas pembahasan

a.       Agenda mendesak dan penting

b.      Agenda mendesak dan kurang penting

c.       Agenda penting dan tidak mendesak

o  Pembahsan agenda point perpoint

a.       Pendefinisian masalah

b.      Brainstorming solusi

c.       Penggodokan solusi

d.      Pengambilan keputusan

e.       Pembacaan ulang hasil keputusan

§  Penutup

o  Kesimpulan Rapat

o  Penertiban administrasi (presensi, iqob)

o  Ta’limat dan I’lan (instruksi dan informasi)

9.        Penentuan iqob rapat diserahkan kepada masing-masing bidang.