Sistem Otomasi Kantor (Office Automatic System)

   Sistem Otomasi Kantor (Office Automatic System)

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan ‘compurization’ dengan kata kerja computerize mengandung makna equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang.

Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran. Terkait kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian,  pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi

System otomasi kantor ini merupakan system komunikasi. Komunikasi dalam perusahaan dan kantor pada masa ini memanfaatkan jaringan computer untuk melakukan komunikasi satu sama lain melalui computer yang terkoneksi melalui jaringan tertentu. Dianatar system aplikasi ini adalah :

a)      System Pemprosesan Kata (Word Processing System), yaitu system untuk mengirimkan pesan-pesan kepada pegawai-pegawai

b)      Sistem Surat Elektronik (E-mail System), yaitu system untuk melakukan komunikasi secara langsung kepada staf lain sekalipun berbeda ruangan atau tempat.

c)      Sistem Penjadwalan Depeartemen (Departement Scheduling System), yaitu system untuk melakukan penjadwalan pertemuan dan berbagai aktivitas dalam sebuah perusahaan.

d)     Telepon Seluler (Celuler Phone), yaitu jasa pemakaina telepon yang bias digunakan dan dihubungkan dimanapun seseornag berada.

e)      Sistem Peranta (Pager System), yaitu jasa pengiriman pesan singkat melalui operator tertentu.

e.       Sistem Pintar (Expert System)

System pintar adalah system kompuetr yang memberikan informasi kepada manajer hal-hal yang biasanya dibutuhkan dan diperoleh dari seorang pakar atau konsultan. ilmu kecerdasan buatan merupakan salah satu diantaranya. Kecerdasan buatan (Artificial Intelligence) adalah ilmu pengetahuan tentang bagaimana membuat suatu peralatan (mesin) sedemikian rupa sehingga menyerupai kepandaian manusia.dimana bekerja berdasarkan simbolsimboldan metoda non algoritmik guna memecahkan suatu persoalan Sistem Pakar (Expert System) adalah bagian dari ilmu kecerdasan buatan dimana berupa perangkat lunak komputer yang mempunyai keahliah tertentu. Keahlian yang dimilikinya bersumber pada ilmu pengetahuan (knowledge) dan ditambah dengan pengalaman praktis yang dimiliki oleh seorang pakar (Expert). Dengan kemampuan demikian, Sistem Pakar akan sangat berguna sebagai alat bantu (tool) dalam menyelesaikan masalah yang rumit. Pada makalah ini dibahas tentang aplikasi dari Sistem Pakar untuk membantu suatu pengelolaan instrumentasi alat ukur dari suatu sistem akuisisi data. Sistem akuisisi data adalah suatu sistem perolehan data dari suatu pengukuran, data yang diperoleh disimpan dalam komputer untuk pengolahan lebih lanjut. Sistem akuisisi data terdiri dari pengkuran, pengumpulan dan pengolahan data. Elemen dasar pada sistem ini yaitu sensor, alat ukur elektronik (instrumentasi), antarmuka (interface) dan perangkat komputer. Untuk mendapatkan hasil yang baik dari sistem ini diperlukan pula kualitas dan tingkat kondisi yang "sehat" (baik) dari setiap elemen. Dengan demikian diperlukan adanya pengelolaan dan perawatan elemen sistem dengan benar dan baik. Pengelolaan ini akan menjadi rumit seiring dengan jumlah dan macam dari elemen. Sistem yang dirancang ini adalah suatu alat bantu yaitu berupa perangkat lunak yang dijalankan di komputer sistem akuisisi tersebut.

Pada aspek pertama, komputer dan instrumen alat ukur harus sudah terhubung dan dapat saling berkomunikasi. Aspek kedua, komputer dapat mengontrol alat ukur tersebut serta dapat mengambil dan mengumpulkan data status/kondisi dari setiap alat ukur dengan lengkap. Data yang lengkap ini menjadi suatu fakta yang kemudian diproses dengan algoritma Sistem Pakar. Dengan menggunakan teknik aplikasi Sistem Pakar, dihasilkan suatu program sistem perawatan instrumentasi alat ukur yang dapat melakukan pemantauan, melacakdan diagnosa kerusakan instrumentasi serta dapat memberikan saran atas kerusakanatau kesalahan alat ukur tersebut. Sistem ini merupakan alat bantu otomatis yang mempunyai kemampuan analis dan daya nalar terhadap suatu masalah. Uji cobasistem dilakukan untuk menguji dari kinerja rancangan perangkat lunak yang telahdisusun pada suatu sistem akuisisi yang telah berjalan. Program sistem perawatan instrumentasi alat ukur yang pintar ini akan sangat membantu bagi proses pengelolaan sistem dan pada akhirnya akan menunjang kualitas dari sistem data akuisisi. Model sistem pengelolaan instrumentasi alat ukur ini dapat dikembangkan untuk aplikasi khusus lainnya, misalkan suatu system pengelolaan suatu instrumentasi jarakjauh (remote system).

3.3 Fungsi, Tugas dan Tujuan SIM

Sistem Informasi Manajemen memiliki dua fungsi. Fungsi pertama adalah fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan secara sistematik yang secra periodic mengalami penyesuaian, seperti data-data penjualan perusahaan secara periodik, barang-barang inventori, biaya harga,  jumlah dan trend produksi, serta jumlah tenaga kerja didalam perusahaan. Dta-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing, tren pasar, tren demografi termasuk didalamnya perilaku konsumen, hukum-hukum atau undang-undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, setra misalnya perubahan terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan transportasi. Fungsi kedua adalah pemprosesan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusaan manajemenen. Data-datang yang telah dikumpul kemudian diklasifikasikan, diolah, dan dianlaisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan. Hasil dari kedua fungsi terseut kemudian disajikan dala suatu bentuk laporan yang membuat informasi-infomasi penting yang yang dibutuhkan perusahaan, terutamanya bagi pengambil keputusan dan manajemen perusahaan.

Selain dari fungsi utamanya Sistem Informasi Manajamen juga mempunyai tugas lain yang penting. Adapun tugas SIM sebagai berikut :

a.       Pengelolaan Transaksi

b.      Perencanaan Operasional

c.       Perencanaa Teknis

d.      Perencanaan Stategis

Pada kegiatan pertama SIM akan menyajikan informasi untuk fungsi pengelolaan transaksi, penjelasan status dan lain sebagainya. Pada kegiatan berikutnya Sistem Informasi Manajemen akan menyajikan informasi-informasi juga mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Pada akhirnya Sistem Informasi Manajemen akan berguna untuk perencanaan startegis dan kebijakan dalam pengambilan keputusan bagi manajemen puncak.

Tujuan Sisitem Informasi Manajemen adalah untuk meningkat efektivitas para menajer yang menggunakan Informasi tersebut. Peningkatan tersebut dapat dilakukan dengan cara :

a.       Mengusahakan sebanyak mungkin keputusan-keputusan yang diambil sebaai dasar tujuan organisasi.

b.      Melancarkan semua kegiatan yang bersifat rutin agar dapat mengurai waktu supervisi.

c.       Memeberi tanda sejauh mungkin sebagai peringatan untuk menghadapi kesukaran yang mungkin timbul diluar dugaan.

d.      Menyajikan informasi kepada manajer yang akan membantu membuat keputusan yang lebih baik secara cepat dan tepat. Informasi harus jelas kepada manajer yang membutuhkan.

Adapun tujuan lainnya yaitu Sisem Informasi manajemen membantu segala jenis bisnis meningkatkan efesiensi dan efektivitas proses bisnis dalam pengambilan keputusan manajerial dan kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat berubah. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa penjabaran fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

§  Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

§  Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

§  Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

§  Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

§  Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

§  Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

§  Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

§  Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka